Aus der Gemeinderatssitzung vom 18. Oktober 2023

24. Okt. 2023

An seiner Sitzung vom 18. Oktober 2023 hat der Gemeinderat

einen Nachkredit in der Höhe von CHF 10'000.00 gesprochen, um die Einführung eines Geschäftsverwaltungsprogramms von der Firma docuteam fachlich begleiten zu lassen.
Die Anschaffung eines Geschäftsverwaltungsprogramms (GEVER) ist nötig, um im Zeitalter der Digitalisierung die Geschäftsprozesse während des gesamten Aktenzyklus sauber abzubilden und für die digitale Langzeitarchivierung vorzubereiten. Schliesslich macht es keinen Sinn, sämtliche Arbeitsschritte digital zu erledigen und die Akten am Schluss z.Hd. des Archivs auf Papier auszudrucken.
Bei jeder Organisationsstruktur-Position (früher: Archivplanposition) muss definiert werden, wie lange die Aufbewahrungsfrist ist und ob die sich darin befindenden Dossiers archivwürdig sind oder nicht. Archivwürdige Akten gelangen später über eine Schnittstelle in ein digitales Langzeitarchiv. Solche sind erst im Aufbau. Ein elektronisches Langzeitarchiv soll sicherzustellen, dass
- ein elektronisches Dokument in 200 Jahren überhaupt noch geöffnet werden kann
- belegt werden kann, dass das Dokument in den vergangenen 200 Jahren nicht verändert wurde.

Die externe Unterstützung bezieht sich auf die Anpassung des heutigen Archivplans an die Anforderungen der digitalen Welt. Zudem soll ein Leitfaden erstellt werden, damit das Personal mit dem neuen Werkzeug einheitlich und von Beginn weg strukturiert arbeitet. Während der Einführungsphase soll docuteam das Personal fachlich unterstützen.

einen Nachkredit von CHF 6'000.00 gesprochen, um die im Budget eingestellte Reparatur der Dachuntersicht inkl. Sonnenstoren beim Gemeindehaus (Wohnungen) ausführen lassen zu können. Der im Budget eingestellte Betrag von CHF 25'000.00 reicht nicht aus, weil die Materialpreise gestiegen sind.

mit der BKW Energie AG einen neuen Vertrag über den Unterhalt der Strassenbeleuchtung abgeschlossen. Die Gemeinde ist Eigentümerin der öffentlichen Beleuchtung auf ihrem Gebiet. Gemäss den gesetzlichen Bestimmungen obliegt ihr als Betriebsinhaberin die Gesamtverantwortung für den Anlagebetrieb. Sie ist für die Beaufsichtigung der elektrischen Anlagen, die Überwachung sowie Aufrechterhaltung des betriebssicheren Zustands verantwortlich. Der neue Instandhaltungsvertrag bietet eine massgeschneiderte Lösung. Der Vertrag stellt die gesamte Dokumentationshaltung sicher und trägt dazu bei, dass die Instandhaltung der Beleuchtung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Zudem erfüllt er die ESTI-Weisung betreffend Kontrolle und Instandhaltung von Beleuchtungsanlagen. Der neue Vertrag ist rund CHF 700.00 teurer als der bisherige und kostet pro Jahr rund CHF 11'700.00.

das Budget 2024 zuhanden der kommenden Gemeindeversammlung genehmigt. Das Budget 2024 der Einwohnergemeinde Studen sieht im allgemeinen Haushalt einen Aufwandüberschuss von CHF 342'324.70 vor. Das Defizit kann durch den vorhandenen Bilanzüberschuss problemlos gedeckt werden. Kostenanstiege sind in den Bereichen Bildung (Lehrerbesoldung/Betriebskosten), Finanzaufwand (gestiegene Zinsen) sowie den verschiedenen Lastenausgleichsystemen (Sozialhilfe, ÖV, etc.) zu erwarten. Anhand des Finanzplans ist ab dem Jahr 2026 mit einer deutlichen Entlastung (rund CHF 500'000.00) zu rechnen, weil die Abschreibungen auf bestehendem Verwaltungsvermögen (Verwaltungsvermögen vor Einführung des harmonisierten Rechnungsmodells 2 im Jahr 2014) wegfallen. In der Spezialfinanzierung Abwasser ist ein Aufwandüberschuss von CHF 65'729.65 budgetiert, während die Spezialfinanzierung Abfall voraussichtlich mit einem Minus von CHF 57'340.00 abschliessen wird. Beide Defizite können durch den Bestand in den jeweiligen Spezialfinanzierungen aufgefangen werden.